さて、前回の記事の続きです。

今回は、Indesignに流し込む住所録データの作成を説明したいと思います。

住所録データは表計算ソフトを使おう!

住所録の作成は、adobeのクリエイティブツールよりも、Microsoftが出しているExcelや
フリーソフトのOpenOfficeなどの表計算ソフトを使うと便利です。

先方からの入稿も実はExcelが多いので、それを利用する意味でもこの荒業をなさねばならないのです。

住所録とは、年賀状(官製はがき)の宛名面に書く送り先の住所のことです。
大きく分けると、個人向け・企業向けの2種類になり流し込む項目が企業の方が多くなります。

個人・・・・郵便番号・住所1・住所2(ビル名など)・氏名・敬称

企業・・・郵便番号・住所1・住所2(ビル名など)・社名・部署・役職・氏名・敬称

と企業は入力項目多く、レイアウトにもなかなか戸惑うのが実情です。
長い部署名などはどうしても、小さく表示しなければならないので、先方などと決め事をして文字数や
印字する項目を制限してもらうのがベターでしょう。

早速入力!でもどんな風に作ればいいの?

「住所録データは表計算ソフトを使おう!」の項目で説明しましたが、ExcelにIndesignに流し込むデータを作成します。個人・企業でことなりますので、データ入力の際は注意しましょう。

excel見本

私も今回のために、入力しました。画像は企業向けの見本になります。
個人向けは社名・部署・役職を削除したものと考えてください。

また住所録入力の際に気をつけることがあります。以下にまとめましたので、入力前にご確認ください。

住所録入力時の注意点

空の行はなくす ⇒ 空の行があるとIndesign流し込みの際にエラーになります。
英語表記はなるべくやめる ⇒ Indesign状で無理やり縦書きにできますが、その操作をなくすためです。
‐(ハイフン)とー(長音記号)の統一をする
⇒ 住所欄にありがちなミスです。Excelで一括で検索置換してしまいましょう。

ここは地道な作業になりますが、ここでしっかりつくれば後工程で楽になるのでがんばりましょう!

入力完了!その次は・・?

誤字脱字を確認して、上記の注意項目が問題なければ保存します。
その際に、保存するのは二つのデータになります。

1.Excel(xmlx形式)・OpenOfficeのデータ(ods形式)で保存
2.csv形式で保存

1.は心配性な管理人の性分なので実質必要なのは2.のcsv形式(以下、csv)のデータになります。
このcsvデータの形式でないと、Indesignで読み込めないので必ずこの形式で保存しましょう。

csv形式の保存の仕方

ExcelでもOpenOfficeでも保存する際は、別名保存で行います。
別名保存を選択すると、保存する場所を聞かれるので任意の場所を選択します。

nenga2015_op
その後、ファイル形式を

Excel ⇒ csv(カンマ区切り)

Openoffice ⇒ テキストcsv(macであればフォーマットをmacにする)

これで流し込みのデータの作成が完了しました!
なかなか面倒ですよね^^;

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それではまた次回!